Estructuración de la capacitación empresarial

La Estructura de la Capacitación forma parte del modelo y estrategia de capacitación establecida en la empresa, la cual por supuesto debe estar alineada hacia la estrategia del Área de Gestión Humana; definiendo los ejes que se consideran necesario para apoyar el giro del negocio: Capacitación, Formación, Adiestramiento y Desarrollo de Talento Humano.

En la estructura también se determinan todos los elementos del sistema de capacitación, que mejor contribuyan hacia la estrategia, planes de capacitación y logro de objetivos:

La Modalidad de capacitación: Capacitación Presencial o Virtual; en función de objetivos, grupo meta, ubicación geográfica, tecnologías y presupuesto.

Actividades de capacitación, según objetivos de aprendizaje: Cursos, talleres, seminarios, diplomados, certificaciones, etc.

Metodología e instrumentos de enseñanza: Aprendizaje experiencial, estudio de casos, role play, etc.

Duración de la capacitación, según el tipo de necesidades y niveles taxonómicos del aprendizaje.

Perfil de los facilitadores: Internos o Externos, según necesidades y tipo de capacitaciones.

Métricas de capacitación: Satisfacción, nivel de aprendizaje, aplicación, retorno de la inversión, etc.

Recursos para la capacitación: equipo audiovisual, tecnológico, salas, etc.

 

Todo esto permite que los procesos de capacitación se diseñen, administren y ejecuten de acuerdo con las definiciones establecidas en el modelo capacitación.

 

Herramientas para investigación DNC

En la construcción de la Estrategia del DNC, la definición del tipo herramientas para investigar es muy importante, para lograr los objetivos establecidos del Diagnóstico.  Esto debe estar íntimamente relacionado con el enfoque del DNC y el tipo de fuentes establecidas para obtener la información.

Aun cuando existen algunas herramientas estándar con variación en la forma, lo esencial es utilizar aquellas que mejor garanticen la obtención de insumos de utilidad y que sean herramientas prácticas tanto para el llenado, como para el vaciado de la información y que esto no sea un atraso o bien que el proceso de DNC se haga largo y tedioso.

Por ejemplo, si una de las fuentes son los procesos claves del área de Gestión Humana (desempeño laboral, clima organizacional, rotación de personal, liderazgo, cultura organizacional y otros); puede considerarse el uso de fichas técnicas que resuman cuantitativa y cualitativamente, los datos de mayor interés del factor analizado: niveles de puestos, historial de indicadores, causas, impactos, etc.   Lo mismo puede considerarse si tratara de necesidades de capacitación ante del logro de las metas y objetivos del negocio: producción, ventas, reclamos de clientes, crecimiento, ticket promedio, etc.

Si se trata de obtener información de las áreas del negocio, pueden considerarse utilizar encuestas o evaluaciones, según enfoque de mayor impacto en los procesos, proyectos o actividades.    Pueden ser necesidades por departamento, por puesto, por persona, por competencias y otros.   Lo importante es obtener las necesidades de capacitación que mejor refleje la carencia de conocimientos, la necesidad de modificar comportamientos o actitudes y que al reducir las brechas agreguen valor significativo para la empresa.

Para todo esto también es clave la automatización del DNC, utilizar procesos online, plataformas u otras formas de utilidad para los resultados.

 

Fuentes de información DNC

Uno de los puntos clave para definir una estrategia de DNC, es la definición de las fuentes de información, lo cual debe estar alineado hacia los objetivos que se buscan con el diagnóstico; esto permitirá conocer de una manera intencional y específica las necesidades de capacitación existentes en la empresa.   Para ello es importante considerar, los registros actualizados con que cuente la empresa, indicadores importantes, informes sobre proyectos o procesos periódicos que permitan obtener insumos sobre los resultados, etc.

El Área de Gestión Humana juega un papel importante, ya que en esta área se gestionan procesos que permiten identificar resultados, causas, motivos y situaciones que pueden impactar de manera directa en la empresa; identificación necesidades de capacitación para cerrar brechas sobre ausencia en conocimientos, actitudes y comportamientos.   Dentro de estos procesos están: nivel Rotación de Personal (Motivos de desvinculación voluntaria e involuntaria), Ambiente Laboral, Gestión del Desempeño, Ausentismos, Cultura Organizacional, Desarrollo de Talento, entre otros.

Los Objetivos estratégicos y metas que establece el negocio, también se deben considerar para identificar necesidades de capacitación, que permitan establecer soluciones que involucran al Talento Humano y con ello acompañar de la mejor forma hacia los resultados esperados.  En ese sentido también se pueden revisar los indicadores de logro y sus aspectos influyentes; nuevos proyectos del negocio y otras iniciativas.

Otras fuentes de información para el DNC son las necesidades específicas de las diferentes áreas del negocio; sobre todo las que están relacionadas de manera directa hacia los objetivos o bien por medio de rol de staff.   En este último caso, se debe ser muy cuidadoso para identificar aquellas necesidades que impactan significativamente a la empresa; tales como: procesos clave, proyectos derivados de las estrategias, liderazgo y otros.

1) Indicadores e información de los procesos del área de Gestión Humana:

• Motivos de la desvinculación voluntaria e involuntaria
• Resultados de procesos de Clima Laboral
• Resultados de evaluaciones del Desempeño
• Motivos de ausencias
• Programas de Desarrollo de Talento
• Cultura organizacional

2) Necesidades importantes del negocio

• Estrategia de la empresa, Metas y Objetivos
• Proyectos de la empresa
• Liderazgo

3) Necesidades específicas de las áreas clave del negocio

• Metas y objetivos del área con anclaje hacia el negocio
• Proyectos
• Planes operativos
• Liderazgo

 

Diagnóstico de necesidades de capacitación DNC

Definitivamente todo plan estratégico debe partir de un estado actual del negocio, esto también incluye a los planes de Gestión Humana y el plan anual de capacitación.   Para este último, el plan puede responder a necesidades por nuevos proyectos, crecimiento o necesidades específicas de capacitación previamente identificadas.   Es importante entonces, contar con una estrategia para realizar un Diagnóstico de Necesidades de capacitación, que mejor se adapte a la empresa y que permita conocer las necesidades según su importancia e impacto.

La estrategia de DNC, su alcance y estructura, dependerá mucho del tamaño de la empresa, sus intereses y definitivamente por el nivel de satisfacción ante el logro de las metas y objetivos.  También determina el proceso, la visión y enfoque del líder principal de Gestión Humana y el patrocinio de la Gerencia General.

El DNC es parte del modelo de capacitación que la empresa debe definir como parte de su enfoque estratégico y puede estar integrado en la política de Recursos Humanos o en la política de Capacitación, como un proceso permanente a realizarse con determinada periodicidad.

Algo muy importante en el proceso es la claridad de las fuentes de información, metodología y parámetros para el DNC, buscando la eficacia de este.   Para estos es clave romper paradigmas y deshacerse de lo convencional.   Tradicionalmente se pide a los lideres de las áreas que definan que necesitan de capacitación para sus equipos; lo cual se vuelve una lista interminable, solicitando incluso, actividades de capacitación que carecen de valor para el negocio y mismo talento humano.

• Definición de objetivos
• Alcance del Diagnóstico
• Fuentes de información y Parámetros
• Herramientas diagnósticas
• Metodología de investigación
• Plan de trabajo para el DNC
• Presentación de resultados

 

Política de capacitación

La política de capacitación tiene como objetivo, contar con los lineamientos que deben tomarse en cuenta en la gestión de los procesos de capacitación y desarrollo de talento humano, dentro de la empresa.   Dicha política puede ser incluida como parte de la estrategia de capacitación en la sección normativa y también debe estar alineada a la política general de Recursos Humanos y anclada hacia la visión, misión y valores del negocio.

Es importante que la empresa cuente con este tipo de políticas ya que también forma parte de la gestión del conocimiento, lo cual permite que, ante cambios de personas en los puestos de trabajo, se continúen los procesos con los lineamientos ya definidos y no se desvíen con criterios particulares.

Para la elaboración de la política de capacitación no existe un formato en particular, su verdadero valor está en el contenido, con los temas que se consideren importantes para la empresa y con una estructura ordenada y clara.   Sin embargo, también es cierto, que en modalidad online se pueden obtener formatos guías para la elaboración de la política, e incluso también existen softwares para la administración de políticas de manera digital.   Pero ante todo es recomendable que se tome en cuenta los procesos ya establecidos dentro de la empresa para la construcción de este tipo de documentos.

Aunque el tamaño de la política está sujeta al contenido que se considere, según procesos y criterios en la empresa; es recomendable que no sean políticas tan extensas que, en lugar de ser útiles, conviertan los procesos en burocracia.   Para esto, el área de Gestión de Talento Humano debe velar por la simplicidad de la política y con ello los procesos de capacitación.

Dentro del contenido básico de una política de capacitación podemos encontrar lo siguiente:

Debe contar con una introducción que induzca su contenido, los objetivos que se buscan con la política, el alcance de aplicación, términos o definiciones utilizadas dentro de la política, responsables, contenido sobre los procesos de capacitación, prohibiciones, sanciones, vigencia e incluso anexos si existieran.

Modelo de Capacitación y Desarrollo de Talento Humano

Un modelo de capacitación es un proceso sistematizado y organizado que define el área de Gestión de Talento Humano; para la administración de las diferentes actividades de capacitación dentro de la Empresa.   El objetivo es contar con lineamientos para la funcionalidad de los procesos de capacitación y que estos contribuyan de forma efectiva hacia la visión, valores, metas y objetivos organizacionales.

El modelo forma parte de la estrategia de capacitación de la empresa y determina la ruta a seguir en los diferentes procesos:

• Regulaciones y Aprobación; establece los lineamientos para la gestión de la capacitación y las aprobaciones necesarias en cada etapa.
• DNC; determina el enfoque de la investigación y las fuentes para conocer las necesidades de capacitación.
• Estructura de la Capacitación; incluye el contenido en los ejes de Capacitación, Formación y Desarrollo de Talento, tipo de programas para el cierre de brechas en las necesidades identificadas. Define modalidades, metodologías, instrumentos de capacitación y otros.
• Presupuesto de Capacitación; propone los costos necesarios para la implementación de las diferentes actividades de capacitación.
• Plan de Capacitación; incluye el detalle de los programas, cronograma, responsables, recursos necesarios, etc.
• Implementación de la Capacitación; establece la logística y seguimiento para la implementación de la capacitación.
• Medición de la Capacitación; determina tipo de mediciones y herramientas para conocer la efectividad de la capacitación y su impacto.

Estrategia de Capacitación y Desarrollo de Talento Humano

La evolución de la Gestión Humana en las organizaciones, ha permitido plantear nuevos enfoques en la Gestión del Talento Humano, siempre con una visión directa hacia la contribución de los resultados del negocio; pero al mismo tiempo valorando y potenciando más las competencias laborales, desarrollando deliberadamente el liderazgo, atendiendo el comportamiento y conducta de sus Colaboradores; así como sus intereses y satisfacciones.

Por lo anterior se ha puesto mayor importancia en la visión estratégica de la empresa, en contar también con una estrategia de Capacitación y Desarrollo, que incluya todos aquellos elementos que favorezcan la formación y desarrollo de su Talento Humano, alineados hacia el desempeño y en la satisfacción del crecimiento personal.

El enfoque de la estrategia de capacitación está sujeta a los intereses del negocio, visión de liderazgo y estrategia de Recursos Humanos; por lo que la estrategia puede contar con uno o más de los siguientes elementos enunciativos:

• Política de Capacitación: Normativa necesaria sobre la gestión de la Capacitación.
• Modelo de Capacitación: Proceso de capacitación sistematizado y organizado.
• DNC: Diferentes fuentes para identificar las necesidades de capacitación.
• Caracterización de la Capacitación: Priorización, modalidades, metodologías, facilitadores, herramientas, etc.
• La fábrica de Capacitación; Definición de programas, cursos y talleres, grupo meta, etc.
• Plan de Capacitación: actividades, fechas, participantes, responsables, logística, etc.

Estrategia de Recursos Humanos

Al igual que todas las áreas de la empresa, el Área de Gestión de Talento Humano, debe contar con su propia estrategia, la cual definitivamente debe estar alineada hacia los objetivos y metas de la empresa.

Obviamente toda estrategia obedece a una o más necesidades. Para el caso de la estrategia de la Gestión Humana, pueden ser nuevos proyectos de la empresa, crecimiento, alianzas o reestructuras, donde se requiera mayor alce de la gestión del personal a nivel corporativo. Por otro lado, están las necesidades específicas que se reflejan en los indicadores de los procesos pertinentes al área; tales como: desvinculación voluntaria o involuntaria, Ambiente laboral, cumplimiento normativo, desempeño, Fortalecimiento y desarrollo del liderazgo, etc.

En este sentido, la Estrategia de la Gestión Humana no es más que la visión que el área define, para generar valor a la empresa, contribuir hacia los resultados del negocio, fortalecer el liderazgo organizacional, participar en la satisfacción del cliente y por supuesto favorecer al personal de la organización.

De la estrategia del área de Gestión Humana, pueden desprenderse sub estrategias o planes según enfoques y necesidades.

Equipo de trabajo empoderado = Ejecución efectiva

• Estrategia de Dotación de Talento
• Estrategia de Compensaciones
• Estrategia de Fidelización laboral
• Estrategia sobre Administración del Desempeño
• Estrategia sobre Relaciones Laborales
• Estrategia de Capacitación o Desarrollo de Talento